Missions
Au sein de la direction de la communication et de l’événementiel, sous la hiérarchie du/de la directeur.trice, l’assistant.e de direction sera le/la référent.e administratif.ve du service.
Elle assurera le suivi comptabilité et les congés des agents de la direction. L’assistant.e de direction accompagnera son/sa responsable dans son organisation de travail (agenda, courrier, préparation de dossiers) et pourra venir en appui sur différents projets qui animent le service.
Activités / Tâches
- Accueil téléphonique de la direction
- Suivi du courrier
- Demande et suivi des bons de commande
- Suivi et gestion des congés de l'équipe
- Soutien et participation à certaines manifestation (Noël des enfants du personnels, journée et droits de la femme, Copaca’Bagneux …)
- Prise des notes et comptes rendus des réunions
- Saisir et mise en forme des documents de travail
- Gestion de l’approvisionnement des fournitures
- Gestion de l’agenda du directeur
- Réservation de salle et matériel pour réunion de la direction
- Référent SUIPI (logiciel contacts) : saisir et mettre à jour les bases de données de la direction
- Référent nouveaux habitants : responsable du fichier des nouveaux habitant.e.s
- Classement et archivage
Compétences requises
- Connaissances de l’outil informatique
- Suivre un plan d’implantation
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’écoute
- Disponibilité et réactivité
- Discrétion