MISSIONS :
1. Traitement du COURRIER entrant
2. Préparation des ACTES ADMINISTRATIFS produits par le service
3. Suivi des LOGICIELS METIERS afférent à la fonction courrier
4. Aide à la préparation des assemblées municipales
ACTIVITES / TACHES :
1. COURRIER :
- Ouverture et lecture
- Tri et préparation des diffusions
- Signalements particuliers
- Scannage
- Editions trimestrielles de bordereaux de suivi des courriers des services
2. ACTES ADMINISTRATIFS :
- Réception et vérification des pièces (bordereau afférent)
- Suivi du tableau de charge et délais des actes administratifs
- Signature et caractère exécutoire des délibérations ; dématérialisation pour diffusion
- Archivage
3. LOGICIEL METIER :
- Opérations de scannage
- Manipulation experte (formulaires, fonctions)
- Administration logicielle fonctionnelle (logigramme, entités, profils…)
- Accompagnement et formation des utilisateurs (poste référent pour la collectivité)
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Connaissance de l’environnement normatif et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Pratique des outils informatiques et logiciels bureautiques
- Logiciel métier MAARCH
- Capacités rédactionnelles
- Tri / Sélection / Analyse de données et d’informations
- Formalisation de documents et de tableaux
- Suivi de procédures et de délais
- Organisation de réunions de travail et de formations
- Capacités d’organisation et facultés d’adaptation (gestion de l’urgence)
- Sens des relations et de la communication avec les interlocuteurs de travail (internes et externes
au service) - Savoir travailler en équipe et soutien aux collègues (polyvalence…)
- Discrétion professionnelle
- Prise de recul et capacités d’analyse et de propositions
- Sens du service public et de l’intérêt général